Benchmarking

Según la definición de David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation "el benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones reconocidas como las mejores práctica, aquellos competidores más duros".

El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos, servicios o procesos de trabajo de las empresas líderes, para compararlos con los de tu propia empresa y posteriormente realizar mejoras e implementarlas.

Etapas

1. Planificación

El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar. En esta etapa hemos de responder a tres preguntas:

-¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe estar relacionado con un área de nuestra empresa que queremos mejorar.

-¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de plantearnos que tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez hayamos tomado la decisión sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una empresa de dentro o fuera del sector.

-¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de trabajo para que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo.

2. Datos

La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran medida el éxito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes fuentes: interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras.

3. Análisis

Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder identificar las oportunidades de mejora.

Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que únicamente seleccionaremos aquellas mejoras que por tamaño, recursos e infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra empresa.

4. Acción

El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado los aspectos de referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de adaptarlos a nuestra empresa pero siempre implementando mejoras.

Dicho de otro modo, después de analizar la información y de lograr identificar los mejores aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia para adaptarlos a nuestra empresa pero siempre añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a nuestros clientes.

 5. Seguimiento y mejora

En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que se convierta en un ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.

Características

• * Se trata de una técnica que tiene como objetivo la mejora del negocio, buscando referentes en el mercado.

• * Permite conocer la situación real de la empresa al compararla con competidores.

• * Sirve como guía para una mejora continua

Ventajas

• El benchmarking se puede aplicar a cualquier tipo de proceso y es una excelente herramienta que permite la mejora continua de la empresa.
• Nos ayuda identificar las oportunidades para innovar en nuestro negocio a través del descubrimiento de nuevas tecnologías o metodologías que ya han aplicado otras empresas de nuestro propio sector otros diferentes.
• Podemos conocer aquellos procesos en los que difieren de manera significativa respecto a la empresa líder del sector de esta manera podemos utilizar como guía a la hora de poner en práctica esa modificación de nuestro propio proceso con el fin de mejorar nuestra producción de bienes o servicios
• Sabremos la posición exacta de cada empresa del sector en el mercado, así como evitaremos el estancamiento de nuestra propia empresa.
• Detectaremos con antelación las nuevas tendencias y estrategias del sector y de otros ajenos al nuestro que nos ayudarán a tomar la decisión adecuada y gestionar debidamente el cambio o adaptación al mismo.
• Identificaremos con mayor rapidez los cambios y tendencias del mercado.
• Nos permitirá un mejor seguimiento de las relaciones o desarrollo de planes de colaboración con otras compañías.
• Es una fuente de inspiración para incorporar nuevos procesos o prácticas laborales. Estos nos permitirán seguir avanzando en el desarrollo de nuestro negocio.
• Nos permite conocer de una manera más exacta o recabar más información de nuestros propios procesos productivos lo que nos facilita identificar aquellos que necesitan ser mejorados para ser más competitivos.

Desventajas

• Algunos empresarios tienen la creencia de que la aplicación del benchmarking es una moda más. Por lo tanto, a pesar de que se lleven a cabo las diferentes etapas que comprende el proceso de benchmarking, las conclusiones pueden caer en saco roto. Como consecuencia, los resultados no implicarán cambio alguno en la empresa.
• A la hora de conseguir la información o aquellos datos necesarios para llevar a cabo la investigación, cuando realizamos un proceso de benchmarking pueden topar con problemas de carácter legal. Esto es debido que algunos datos están protegidos por la confidencialidad o una patente. De ahí que quizás sea necesario contar con nociones de ética o incluso legales.
• Precisamente, ese carácter de confidencialidad es otra de las desventajas. Esto es debido a que dificulta el poder realizar comparaciones con la competencia y compañías de otros sectores; con el fin de extraer esa información que necesitamos para mejorar nuestros procesos productivos.
• El alto coste de realizar un proceso de benchmarking y, además, es un proceso largo que requiere muchas horas.
• Requiere de alguien especializado. De ahí que la mayoría de los procesos de benchmarking se hagan de forma externa a la empresa.
• No es aconsejable realizar este tipo de procesos para aquellas cuestiones que sean de carácter rutinario o de baja o mediana importancia. Solo han de utilizarse en aquellos procesos de alto impacto. Esto es bien en la propia organización, bien en el proceso productivo de la empresa.